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¿Qué son los gastos suplidos?

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Si vas a emprender un proyecto empresarial, o si ya lo has iniciado, es muy importante saber diferenciar entre los distintos tipos de gastos que se incluyen en una factura. Las facturas son un factor muy importante, pues de no estar bien hechas se puede perder dinero, el cliente puede negarse a pagar y, al hacer la declaración de la Renta, pueden surgir problemas que se conviertan en pérdidas.

Los gastos suplidos son aquellos que se producen cuando un empresario o autónomo paga por adelantado unos gastos que le corresponden a su cliente, cobrándoselos posteriormente. Por ejemplo, si la empresa está prestando un servicio a su cliente, pero para llevarlo a cabo o finalizarlo es necesario la contratación de otros trabajadores o servicios, la empresa que está realizando el trabajo es quien paga esos servicios o trabajadores, avisando al cliente de que ese dinero le corresponde a él. La factura de esos servicios o trabajadores irá a nombre de su cliente, aunque lo abone el empresario, y a la finalización del trabajo, el cliente abonará al empresario el importe de dicha factura.

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Para que a un desembolso de dinero por parte del empresario se le pueda denominar gasto suplido, debe tratarse de un gasto adicional derivado de una exigencia del cliente que da lugar a la necesidad de contratar otros servicios o trabajadores. También el gasto ha de ir a nombre del cliente, la factura debe estar emitida a su nombre, y se debe poder demostrar que ha sido pagada.

Diferencia entre gastos suplidos y gastos reembolsables

Como hemos dicho antes, los gastos suplidos son los gastos que se derivan de una exigencia o necesidad del cliente. Es decir, la factura va a nombre del cliente.

Los gastos reembolsables son aquellos que el cliente se compromete a pagar al autónomo, como gasolina, dietas, otros tipos de transporte, etc. Estos gastos están incluidos en los gastos del trabajo prestado, y es necesario demostrar que se han pagado para que el cliente los pague posteriormente. Son gastos que se derivan del trabajo acordado con el autónomo. Los gastos suplidos son gastos que se derivan de una exigencia o necesidad del cliente que no estaba especificada inicialmente.

¿Cómo facturar los gastos suplidos?

Los gastos suplidos tienen un tratamiento distinto en el momento de facturarlos. Puesto que la factura va a nombre del cliente, es él quien deberá liquidar el correspondiente IVA. En el momento de hacer la factura para el cliente, los gastos suplidos no se incluyen como base imponible, puesto que el IVA ya ha sido pagado al abonar la factura, y tampoco se aplicará retención.

Entonces, la factura que se va a emitir al cliente reflejará el importe acordado por el trabajo realizado, con el correspondiente IVA, y bajo el resultado a pagar por ese trabajo, se anotará el importe por los gastos suplidos, que se sumarán una vez se haya calculado el IVA sin los gastos suplidos.

El total de la factura será el resultado del pago por el trabajo prestado y de los gastos suplidos. Junto al importe de los gastos suplidos, es necesario poner en la factura la palabra “suplido”. Es muy importante poner la cantidad correspondiente al suplido en el lugar correcto pues de lo contrario ese importe quedaría incluido en el pago de los honorarios y sería necesario declararlo como ganancia cuando no lo es.

Un ejemplo:

DESCRIPCIÓN  CANTIDAD PRECIO IMPORTE  

Servicios prestados 1 200 200

BASE IMPONIBLE  200

IVA 21% 42

IRPF -15%           30

TOTAL               212

SUPLIDO           100

TOTAL A PAGAR     312

A la factura que se emite al cliente debe añadirse la factura que se pagó por los servicios adicionales solicitados para llevar a cabo el trabajo de la manera y tiempo que el cliente determinó, y es necesario guardar una copia de la misma para poder contabilizarla como un gasto suplido.

¿Cómo facturar los gastos reembolsables?

En el caso de los gastos reembolsables, sí se suman a la cantidad que se va a percibir por el trabajo realizado, pero solo la base imponible de éstos y, posteriormente, se calcula el IVA que corresponde.

Si soy autónomo, ¿el préstamo para mi empresa desgrava?

Sí, si has pedido un préstamo para llevar a cabo un proyecto como autónomo o para destinarlo a mejorar tus herramientas de trabajo, puedes incluir en la declaración de la renta, junto con los gastos financieros de la empresa, los intereses de los créditos y préstamos que se conceden a autónomos. También los recargos que se pagan en el caso de ser necesario aplazar los pagos a Hacienda y los intereses de demora. Así mismo, también algunos impuestos como el IBI, el IAE y otros.

Hacienda considera que los gastos deducibles de un autónomo deben estar vinculados a la actividad económica del mismo, estar justificados con facturas o recibos y estar registrados en los libros de inversiones y gastos del autónomo.