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¿Qué son los gastos deducibles del IRPF? ¿Cómo afectan a los autónomos?

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Los autónomos están obligados a pagar dos tipos de impuestos y a presentar periódicamente las declaraciones correspondientes:

  • Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), que grava las rentas empresariales obtenidas por el autónomo, pudiendo elegir entre el Régimen de Estimación Directa Simplificada, el Régimen de Estimación Directa Normal y el Régimen de Estimación Objetiva (Módulos). Trimestralmente se va pagando una cantidad y luego, anualmente, se presenta la declaración de la renta (modelo 100), pudiendo salir a pagar o a devolver
  • Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), impuesto indirecto que grava el consumo y recae, por tanto, sobre el consumidor final. El autónomo o la pyme actúan como intermediarios entre Hacienda y el consumidor final, ya que deberán pagar a Hacienda la diferencia entre el IVA que hayan repercutido y cobrado a sus clientes y el que hayan soportado por sus compras a proveedores. Se paga trimestralmente

En este artículo, abordamos los requisitos a cumplir para desgravar los gastos de la actividad como autónomo en la declaración de la renta (IRPF), lo que puede afectar a la misma o no y los criterios aplicados en 2018 con las novedades introducidas respecto a gastos de suministros y manutención (dietas).

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Los plazos de las declaraciones del IRPF

Como autónomo hay que tener en cuenta los siguientes plazos para presentar las declaraciones de IRPF e ingresar las cantidades que corresponda pagar:

  • Pagos fraccionados (modelos 130 y 131): los tres primeros trimestres, entre el día 1 y el 20 de los meses de abril, julio y octubre y el cuarto trimestre, entre el día 1 y el 30 del mes de enero. El plazo se acaba cinco días antes si la declaración se presenta por Internet
  • Declaración de la renta (modelo 100): en los meses de mayo y junio de cada año

¿Qué son gastos deducibles?

Los criterios que Hacienda establece para considerar que un desembolso económico puede ser considerado como gasto deducible son:

  • Deben ser gastos vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo, o como dice Hacienda, que estén “afectos” a la misma”
  • Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas. En ocasiones pueden valer recibos
  • Deben estar registrados contablemente por el autónomo en sus correspondientes libros de gastos e inversiones

De estos tres criterios, el más peculiar es el primero, ya que para determinadas partidas de gasto el autónomo deberá demostrar que corresponden a su actividad profesional y no a su vida privada. Esto ocurre, por ejemplo, con la vivienda propia si allí se desarrolla la actividad, siendo necesario determinar el porcentaje del gasto que puede afectar a la actividad y el que no.

En 2014 y 2015 Hacienda endureció los criterios, siendo más exigente a la hora de considerar si un gasto es o no imputable al negocio.

Hay que tener en cuenta que todo gasto relacionado con la actividad es deducible, aunque debe justificarse, por lo que conviene documentarlos y llevar el libro de gastos explicando el detalle de cada factura para que en el caso de tener una inspección el autónomo pueda defenderse adecuadamente. No conviene abusar inflando los gastos porque en caso de que surja una inspección esto no se podrá defender y será peor.

En cuanto al segundo requisito, es el que está detrás de esa sana costumbre de los autónomos de pedir factura de todo.

En cuanto a los tickets o facturas simplificadas, no son deducibles al no permitir identificar quién ha realizado el gasto. Así que aunque sea un poco engorroso acostúmbrate a pedir factura en restaurantes, gasolineras, taxis o supermercados (si lo que adquieres guarda relación con el negocio, claro).

Nuevos gastos del autónomo deducibles en 2018: suministros y dietas

La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, aprobada el 11 de octubre de 2017 en el Senado, contempla dos importantes novedades al permitir los siguientes gastos deducibles en el IRPF a partir de enero de 2018:

  • Suministros domésticos: el autónomo que trabaje desde casa y así se lo haya notificado a Hacienda en su declaración censal (modelo 037 o 036) podrá deducirse un 30% de los suministros de electricidad, gas, agua, telefonía e Internet. Hasta ahora la Dirección General de Tributos sólo acepta la desgravación si se dispone de contadores separados, algo nada habitual que deriva bien en su no deducción bien en su deducción errónea, con riesgo de sanción.
  • Gastos por dietas de manutención: el autónomo podrá deducirse 26,67 euros diarios (48 euros en el extranjero) cuando no pernocta y 53,34 euros diarios cuando pernocta en España y 91,35 euros en el extranjero. Ahora bien, deberá cumplir los siguientes requisitos: gastos debidos al desarrollo de la actividad económica, en establecimientos de restauración y hostelería, que se paguen por medios electrónicos y de los que se disponga de la correspondiente factura. Hacienda ha anunciado que reforzará su vigilancia sobre este tipo de gastos, por lo que hay que tener cuidado. No se admite dicha deducción como dieta si el gasto se ha realizado en el municipio donde el autónomo desarrolle su actividad.